債権回収でよく耳にする”内容証明”とは?

内容証明(郵便)という言葉は、債権回収やクーリングオフなどの際に耳にする機会が多いと思います。しかし、内容証明を送ることに、どのような意味があるのか知らずに、送ってしまっている人が多くいます。

内容証明を送ることのメリットとデメリットをよく理解せず、とりあえず内容証明を送るというのは却って問題をこじらせる原因にもなります。

内容証明とは?


内容証明とは、自分が相手に対して行った意思表示の内容・時期を、明確にするために用いられる文書です。通常、意思表示をする手段として、電話や手紙、電子メール、直接会って話すなどがありますが、このような手段では、自分が相手に意思表示を行ったことを第三者に証明することは困難です。

手紙や電子メールであれば、削除して、届いていないと言われてしまえば反証することは困難です。また、電話や直接会って話すといった手段も同様に、「そんな内容の話をした覚えはない」と押し切られてしまえば、自分の行った意思表示を証明することは困難となります。

しかし内容証明であれば、自分が相手に対して送った文書を郵便局が保管してくれるため、以下の3点について証明することができます。
1.文書の内容
2.自分が相手に送ったこと
3.文書を送った日付

内容証明では同じ内容の文書を3通作成します。これにより、相手に対して文書を送るだけでなく、自分の手元に文書を残し、証明するために郵便局側で保管をすることができます。

内容証明のメリット


1.証拠になる
内容証明を送ることで、自分が相手に意思表示を行ったことを証拠として残すことができます。これにより裁判となった時に証拠として利用することができます。通常の意思表示では、相手から「そんな手紙は受け取っていない」という発言があった際に、手紙が相手に届いたことを証明できないため、こちらの言い分が認められません。しかし、内容証明であれば郵便局が証拠を保管しているので、一つの証拠として利用することができます。

例えば、クーリングオフの場合では、相手に文書を送ったことと送った日付について証明することができるので、「解除の通知なんて来ていない」、「解除の通知は来たが、期限を過ぎていた」などの反論をされることがありません。

2.相手側にプレッシャーを与えることができる
内容証明は、それ自体に法的効力があるものではありません。しかし、内容証明を送ることで、相手に心理的なプレッシャーを与えることができます。

内容証明は通常の手紙とは異なり、格式ばった用紙に形式的に書かれます。また、末尾には郵便局長の証明印が押されているため、それだけで相手に対してプレッシャーを与えることができます。さらに、文面上に「支払いに応じていただけない場合は、訴訟等の法的措置をとることも辞さない」という文言を入れることで、相手側に強力なプレッシャーをかけることができます。

相手側に非がある場合は、相手も裁判を避けようと、早急に事態が片付く可能性があります。

3.時効の成立を遅らせることができる。
債権回収の際に時効が成立するのを妨げることができます。時効が成立する直前であっても、内容証明を送り、催告をすることで6ヶ月間の延長をすることができます。6ヶ月以内に事態が収束しないようであれば、裁判上の請求手続きに移行する必要があります。

内容証明のデメリット


1.相手側との関係性が悪化する可能性がある
内容証明は相手側にプレッシャーを与えるような文書であるため、いきなり相手に送りつけると反感を買い、関係性が悪化する可能性が高いと言えます。相手ができるだけ穏便に解決しようと考えている場合には、内容証明書は送らず、話し合いや電話、通常の手紙での解決を行うことをおすすめします。

2.相手側に証拠を与えてしまう
内容証明は、自分が相手に対して行った意思表示の内容を残すために用いられます。そのため、内容証明に自分にとって不利になることを記載してしまうと、それも証拠となってしまいます。例えば、100万円の売掛金を回収したい際に、誤って10万円と記載してしまった場合、相手に10万円の借金しかないと主張されてしまう可能性があります。

まとめ


内容証明を送ることには、メリットとデメリットがあります。内容証明を送らずに問題解決ができれば、相手との関係もこじれずに済むため、それが最も望ましい形です。しかし、相手側が一切こちらの声に耳を傾けないようであれば、内容証明を送る等の対処を行うべきであると考えます。

債権回収を行うのであれば、早期に動き出すことにより回収成功率が大きく変わりますので、可能な限り早急に対応されたほうがよいでしょう。不安な方は専門家に相談することをおすすめします。

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