これさえ読めば全部わかる ! 本店移転で登記変更をする際に必要な情報をチェック !

法人の設立後、事業を運営していく中で会社の登記内容にも様々な変更事項が発生します。本店の移転などにより本店の所在地が変更になった場合も登記変更の手続きを行わなければなりません。

必要な書類を作成して法務局(登記所)へ出向いて申請するのは意外と面倒な作業ですし、書類に不備などがあると何度も法務局に通わなければならないため、専門知識のないまま手続きを行うと無駄な時間がかかってしまう場合があります。管轄区外への本店移転の際には旧所在地に対する手続きと移転先所在地に対する手続きが必要ですので、かかる労力はとても大きくなってしまいます。

「増員にあたって今の事務所では手狭になってしまった」「もっと交通の便の良い場所に移転したい」など、様々な理由で本店移転を行う場合は多いと思います。本店所在地は会社の代表住所という重要な情報ですので、移転から2週間以内に登記変更手続きを行わなければならない決まりがあり、迅速に終わらせる必要があります。

本店移転が必要なケース

本店を移転したいという場合には様々な理由があり、手続き対応をご希望の方がとても多い内容となっています。

■ 本店移転の理由の一例
・人員増加により使用している事務所が手狭になってしまった
・駅から遠くお客様の訪問や従業員の通勤が大変なため、もっと交通の便がいいところに移転したい
・自宅と本店の登記を同じ所在地にしており、自宅を引っ越すことに決まった

移転先に適した物件は他の方も狙っていることが多いため、条件に合った物件が見つかると比較的すぐに契約を進める必要があります。移転そのものの作業やホームページなどの会社情報の更新、取引先への周知など対応することが多い上に、移転が完了してしまうと2週間以内に登記変更手続きを行わなければなりませんので担当者の負荷はとても大きくなります。代行サービスを利用すると、本業のスピードを緩めることなくスピーディに手続きを完了させることができます。

また、上記のような理由で自ら望んで本店移転をする以外にも、市区町村の合併などにより市区町村名が変更になった影響で所在地の住所表記に変更があった場合にも、自動で登記内容が更新されることはありませんので忘れずに登記変更手続きを行う必要があります。なお、市区町村名の変更における本店移転に関しては登録免許税は課されることはありません。

本店移転時の注意点

本店移転の登記変更時には、以下のような点に注意して手続きを行う必要があります。

1. 移転先と旧所在地の法務局の管轄が同じか
2. 定款変更の必要性
3. 商号変更の必要性
4. 本店所在地と代表取締役の住所が同一の場合
5. 印鑑カードの再発行

ひとつずつ詳細にご説明いたします。

1. 移転先と旧所在地の法務局の管轄が同じか

本店移転の手続きは、法務局の管轄が同一の管轄内か、それとも管轄外かで提出する書類や課せられる登録免許税が異なります。

同一管轄区内での移転の場合は、もともとの管轄の法務局に対して本店移転登記申請をすればよく、登録免許税は3万円です。

同一管轄区外への移転の場合は、旧本店所在地の法務局の申請および移転先の所在地の法務局に対し、計2件の申請が必要です。ただし、手続き自体は旧本店所在地の法務局にて同時に行うことができます。登録免許税は6万円になります。

2. 定款変更の必要性

会社設立時に作成した定款に記載している内容によっては、本店移転と合わせて定款変更が必要な場合があります。

定款に具体的な所在地を記載している場合は、無条件で本店移転と合わせて定款変更を行います。

定款に最小行政区画(市町村)のみを記載している場合は、旧本店所在地と移転先の本店所在地の管轄する法務局が同じであれば変更の必要はありませんが、管轄外へ移転する場合には定款変更を行う必要がありますので注意が必要です。

3. 商号変更の必要性

商号においては、不要なトラブルを避けるためにも本店移転の前に商号調査をしておくことをお勧めします。

会社名である商号は、法令さえ守れば基本的に自由につけることができますし、他社と重複する名前にすることも可能です。ただし、本店の所在地と同じ場所にすでに同一の商号の会社が存在する場合、その商号を使うことはできません。

本店の所在地が同一というのは、例えばマンションの一室を本店としている場合や、多数の株式会社が存在するような大型の商業施設のテナントに入っている場合などです。

同一住所でも全く同じではなく類似の商号の場合や、住所が少しでも違えば近隣に同一の商号があったとしても商号をそのまま使用することはできます。しかし、取引先などの第三者から見るととても紛らわしいですし、わかりにくく認知も大変になってしまいますのでお勧めしません。

本店の移転先を探す際には、あらかじめ移転先の所在地や近隣に同一もしくは酷似した商号を持つ株式会社がないかを調査しておくことが重要です。移転後に同一商号があったことが分かれば、再度移転をしなければならなくなる可能性もあり、2度にわたって移転作業や登記変更手続きを行わなければならず、とても手間がかかってしまいます。

また、もし商号に市区町村名が含まれている場合、本店移転により市区町村が変わってしまうと商号の情報が一致しなくなりますので、必要であれば商号の変更を検討する必要もあるかもしれません。

4. 本店所在地と代表取締役の住所が同一の場合

少人数の小さい事務所であれば、本店所在地と代表取締役の住居を同一住所で登記している場合も多くなります。
この場合、本店の所在地移転と合わせて代表者の住所変更手続きも必要となりますので注意しておきましょう。登録免許税は別途必要ですが、手続き自体は本店移転と同時に行うことができます。

5. 印鑑カードの再発行

会社の印鑑証明書を発行する際に必要な印鑑カードは、本店所在地を管轄している法務局より発行されています。

もし管轄外への本店移転によって管轄の法務局が変わるのであれば、移転先の管轄の法務局にて新しい印鑑カードを再発行してもらう必要があります。発行手数料は無料です。
再発行後は旧所在地の印鑑カードは使用できなくなりますので、原則として法務局へ返還しましょう。なお、管轄内の移転であれば印鑑カードはそのまま使用することができます。

まとめ


いかがだったでしょうか?本店移転による登記変更自体は司法書士に任せてしまうのが楽ですが、上記のような注意点を理解しておくことでよりスムーズに登記変更の手続きが完了します。

登記変更は上記のような項目が明らかになっていれば比較的短期間での対応が可能です。お困りの際はぜひSHARESの司法書士にご依頼ください。

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