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いつもSHARES LABをご覧いただきありがとうございます。SHARES事務局です。今回は会社のIT化をテーマに一般社団法人IT顧問化協会の代表理事である本間卓哉氏からお話を伺いました。
こんにちは、本間 卓哉です。
今回は、「社内IT化がなぜ必要なのか ? 」について、アンケート結果や事例をまじえながらお話しします。
あなたの会社は、IT化できていると思いますか ?
さっそく、一般正社員300人から聞いたアンケート内容と結果を見てみましょう。
Q社内のIT化は進んでいますか。
A1)IT化できていると思う
…87票(29.0%)
A2)IT化を進めている最中
…94票(31.3%)
A3)IT化が遅れていると感じる
…90票(30.0%)
A4)そもそもアナログな会社なので必要ない
…29票(9.7%)
A1)IT化できていると思う
…87票(29.0%)
A2)IT化を進めている最中
…94票(31.3%)
A3)IT化が遅れていると感じる
…90票(30.0%)
A4)そもそもアナログな会社なので必要ない
…29票(9.7%)
過半数が、IT化できてる/進めていると感じているようです。
しかし、本当にそうでしょうか。 そもそもIT化とは、どういう状態を表すのでしょうか ?
そこで「わかりやすいIT化」と、「わかりにくいIT化」2つの観点で、「IT化」とはなにか考えてみましょう。
わかりやすいIT化とは
「わかりやすいIT化」とは、アナログな媒体の仕事をデジタルに置き換えることです。
郵送やFAXなどを用いた紙媒体ばかり扱う仕事を面倒と感じているならば、それはIT化されていない状態と言えるでしょう。
ITが決定的な違いを生み出す分野の1つ目は、「効率化(時間)」です。
簡単に申し上げると、「IT活用によっていまよりも時間がかからないようにする」という観点です。
時間を買うことはできませんが、IT活用によって時間を生み出すことができるのです。 そうは言うものの、「時間」というものは目に見えないため、どれだけ時間がかかっていて、どれだけ無駄があるのか、どこに短縮余地があるのかわかりにくいものです。
そのため、まずみなさんの時間を「見える化」するのが、効率化するための第一歩となります。
簡単に申し上げると、「IT活用によっていまよりも時間がかからないようにする」という観点です。
時間を買うことはできませんが、IT活用によって時間を生み出すことができるのです。 そうは言うものの、「時間」というものは目に見えないため、どれだけ時間がかかっていて、どれだけ無駄があるのか、どこに短縮余地があるのかわかりにくいものです。
そのため、まずみなさんの時間を「見える化」するのが、効率化するための第一歩となります。
全社員生産性10倍計画より抜粋
紙媒体の仕事を電子化するハードルとは
紙媒体の仕事を電子化するには、ハードルが2種類あります。
ハードルの1つは、慣れ・惰性です。
昔からFAXでやり取りしてきたから、同じやり方を続けるのが楽、というもの。
確かに、慣れで仕事をするのは楽です。しかし、だからこそ、今の仕事に潜むムダに気づきません。
無駄に気づくことが大事
今の仕事の無駄に気づけるとこんな事があります。
(1) 紙媒体は受け渡しにも手間がかかる。
→PDFデータで済むなら、郵送代が省ける。
(2) 書類の管理コストもかかってる。
→電子データなら場所を取らない。
→PDFデータで済むなら、郵送代が省ける。
(2) 書類の管理コストもかかってる。
→電子データなら場所を取らない。
このようなムダに「気づくこと」こそが重要です。
自分たちが何にどれだけ時間を使っているか、その時間がそもそもどれだけの価値なのかをしっかり理解してください。この意識が抜けていては効率化はできません。
全社員生産性10倍計画より抜粋
ハードル2つ目
もう1つのハードルは制度・ルールです。
書類は保管するルールになっているから、顧客が紙でのやり取りを要求しているから、というような事情に縛られていませんか ?
そのルールは本当に必要なのか、顧客と一緒に楽なやり方を検討できないか、考えてみてください。
分かりにくいIT化とは
次に、「わかりにくいIT化」です。 これは、デジタル化された仕事の中に潜んでいるムダな部分を効率化することです。
多くの人が、Excelなどでデータまとめをしていると思います。
その作業は、本当に効率的でしょうか ? 必要でしょうか ?
人が作ってきた情報をひたすらExcelに転記(コピペ)していませんか ?
お店や病院などでは、顧客に紙に書いてもらって、それをあとで必死に打ち込んでいませんか ? 仕事の手順を減らせないか考えてみましょう。
IT活用により今よりも時間がかからないようにすることができます。
Excelなどの1つのシートに情報を集約するなら、最初から各自がそのシートに入力する仕組みを使いましょう。 Googleスプレッドシートなどで簡単に実現できます。
顧客に情報をもらうときは、タブレットを用いて入力してもらえば、それで電子化は終わりです。紙の管理も転記の手間もなくなります。 わかりやすいIT化と、わかりにくいIT化。ご理解いただけたでしょうか。
まとめ
IT化とは、機器やツール、インターネットを活用して、仕事の手間や手順を減らした状態を言います。 生産性向上のためにはIT化が必要なのです。
中小企業・小規模事業者等がITツールを導入するための補助金もあります。経費の一部を補助することで、中小企業・小規模事業者等の生産性の向上を図ることを目的としている補助金です。
会社のIT化について以下の書籍でも詳しく説明しています。
気になる事がございましたらお気軽にお問合せ下さい。
参照 : SHARES HP
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