これだけは注意したい秘密保持契約のポイント
法務



秘密保持契約というのは、相手方に対し、自らの情報を開示するにあたり、当該情報を他に漏らさないこと(秘密として管理すること)を約束させる契約です。
例えば、企業同士が一緒に新規ビジネスを展開しようとする場合、そもそも実現可能かどうかを検討する必要がありますが、いきなり業務提携契約のようなものを締結しようとしても諸条件が詰まらず内容が決められないことがほとんどでしょう。

一方で、何も契約がない中で新規ビジネスの可能性を検討しようとしても、迂闊に社内情報を開示してしまうことはできませんから、十分な検討ができないということにもなりかねません。

そこで、新規ビジネスの検討のために社内情報は開示するが、検討目的以外に使用することや第三者に漏洩することを禁止する、ということを定めるために秘密保持契約が締結されることになります。
秘密保持契約は、相手の情報を秘密にすればいい(逆手は自分の情報を秘密にしてくれる)という程度のイメージしかないからか、あまり内容を検討することなく締結される例が多いように思われます。

しかし、ちゃんと検討しないまま締結しまうと、たとえワザとでなくても、思わぬところで契約違反をしてしまう可能性があるのも事実です。
そこで、秘密保持契約を締結するにあたって、最低限注意したいポイントを解説します。



秘密情報の定義


秘密保持契約においては、秘密保持義務の対象となる「秘密情報」が定義されます。
通常は、「相手方から開示される一切の情報」などと広く定める場合と、「相手方から開示される情報のうち、『秘密』であることが明示された情報」などと限定して定める場合とがあります。
いずれを採用するかは、秘密保持契約によって情報を開示する立場なのか、受領する立場なのかによって変わってきますし、情報管理コストの観点も重要です。

例えば、情報を開示する側からすれば、開示する情報は全て秘密保持義務の対象にしたいと思うでしょうし、情報を受領する側からすれば、どの情報を秘密として取り扱えばいいのか明確にしたいと思うでしょう。受け取った情報を管理する上でも、「秘密」と明示されている情報だけ気を付ければいいのか、それとも開示された情報全てに気を配らなければならないのかは、情報管理コストに大きな差を生じさせます。

また、情報を開示する側からすれば、「秘密」であることの明示が必要となっているのにうっかり明示を忘れてしまうと、仮にその情報が第三者に漏れてしまっても秘密保持契約違反とは言えないことになりますので、開示の際の運用に相当の注意が必要となります。

このように、秘密情報をどのように定義するかは、自分が情報を開示するのか、受領するのか、情報管理コスト、開示が予想される情報の量(開示される情報が少ないなら、「秘密」の明示を必要としなくても管理可能です)などの点をよく検討することが必要です。


情報開示の範囲


秘密保持契約は、基本的には第三者への情報開示・漏洩を禁止しますが、会社が当事者の場合、当然社員や役員への開示は許されます。しかし、開示が許される社員や役員について、それが会社に所属していればOKなのか、それとも開示目的(例えば新規ビジネスの検討)との関係で知る必要がある社員・役員に限られるのかはよく確認する必要があります。

もし特定の社員・役員に開示範囲が限られているようであれば、例えば社員が誰でもアクセスできるようなフォルダにデータ保存したり、オープンキャビネに資料を保存したりすると、会社が知らないところで社員が情報を入手してしまい、結果として秘密保持契約違反となってしまうおそれがあります。

また、社員や役員以外にも、グループ会社間での情報の共有や、業務委託先への情報提供を認めることもあります。この場合、情報の提供先に対して秘密保持義務を負わせることを約束させたり、情報の提供先から情報漏洩が生じた場合には、それも秘密保持契約違反とみなす規定を置いたりすることがあります。

このように、秘密保持契約において、受領した情報はどこまで開示して共有していいのか、そして、相手方に開示した情報はどこまで共有されることになるのかを、開示する情報の重要性や契約当事者以外への開示の必要性も踏まえてよく検討する必要があります。


情報管理体制


最後に、社内の情報管理体制が秘密保持契約を遵守可能な状態になっていることも重要です。

例えば、開示された相手方の秘密情報は、社内において、秘密保持義務を負っている情報であることが分かるように区別され、管理されている必要があります。秘密情報が記載された資料が、社内資料と一緒になって管理されてしまうと、社員が秘密保持義務を負っている情報であると気づかないまま、社内情報と勘違いして取り扱ってしまう可能性があります。

また、秘密保持契約においては、契約終了時に秘密情報が記載された資料の廃棄を義務付けることがありますが、社内資料の中に相手方の秘密情報を記載してしまった結果(典型的には、相手方とのミーティングにおいて秘密情報が開示され、それが議事録に記載され社内資料として保存される場合が考えられます)、秘密保持契約を遵守するには、社内資料を廃棄しなければならないということになり得ます。

ここで会社の文書管理規程などにおいて社内資料の保存期間を定めている場合、社内資料の破棄はこれに違反することになるため、秘密保持契約と文書管理規程で矛盾が生じてしまい、結局どうすればいいのか分からなくなるという事態に陥ってしまいます。


まとめ


秘密保持契約も契約ですので、ここで述べた内容以外のことを定めることも当然ありますし、その中にはここで触れなかった重要事項が含まれることも多々あります。
そのため、上記の内容にさえ気を付けておけば大丈夫、ということではなく、最低限チェックすべきポイントとしてご理解いただければと思います。

秘密保持契約は、文量も少なく、かつ頻繁に締結されるものであることから、中身をあまり精査しないことが多いかと思いますが、情報管理が甘かったり契約上許されていない第三者に開示してしまったりしてトラブルになる例も少なくありません。

一度は専門家のアドバイスも受けながら、契約の内容を精査すると共に、社内の情報管理体制をチェックすることをお勧めします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。
参照 : SHARES 弁護士 大久保和樹のページ

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