今話題のオンライン契約書とは?【メリットと落とし穴】
法務


この記事の目次

1.オンライン契約書とは


最近、オンライン契約書という言葉を耳にしませんか?電子契約書とも言いますが、これは契約書の一種です。従来、書面に署名押印されていた契約書が、電子データに電子署名をすることで契約書と認められたものです。

意外と知られていないことですが、契約は口約束でもOKです。合意があればよいのです。しかし、どんな内容を約束したかなど、これではトラブルが起きることが容易に想像がつくと思います。契約書は、この合意内容を証拠として残すものなのです。オンライン契約書は、この合意の証拠として認められたものです。

2.オンライン契約書のメリット


オンライン契約書のメリットは、簡単にまとめると以下のとおりです。
①印紙代などのコストカット
②巨大な保管場所が不要
③スピーディーに契約を交わせる

①印紙代などのコストカット
オンライン契約書のメリットは何と言っても印紙代の節約ができることです。その上、メールに添付して送付したり、オンライン上で完結したりするので、郵送料もかかりません。

印紙税は、契約書などに課せられる税金で、課税対象の契約書を作成した場合、決められた額の収入印紙を貼付する必要があります。契約書に必要な印紙代は200円というものから、高額なものですと50万円を超えるものもあります。

契約書を2通作成して双方が所持する場合は、それぞれに印紙を貼る必要があります。多くの契約を交わす会社にとって、印紙税は大きなコストですので、これをカットできるのは大きなメリットになります。

参照 : 国税庁HP

②巨大な保管場所が不要
会社にお勤めの方は、契約書だけが保管されている巨大なキャビネットを見たことがあるのではないでしょうか?

オンライン契約書はデータで管理することができるため、キャビネットなどの保管場所が不要です。また、データ管理しているため、容易に契約書を見つけることができます。数年前に交わしたあの契約書はどのファイルにあったっけ?と探す手間も省けます。

③スピーディーに契約を交わせる
オンライン契約書は、メールに貼付したり、オンライン上で署名することができたりするため、すぐに契約書が完成します。今までは、遠方の相手と契約書を交わす場合は、郵送していたため、数日かかった契約書が、1日で完成させることもできるようになりました。競争相手より早く契約書を交わしたい場合などは、書面の契約書よりもオンライン契約書に軍配が上がるかもしれません。

3.オンライン契約書の落とし穴


メリットばかりに見えるオンライン契約書ですが、意外な落とし穴がいくつかあります。一番の落とし穴は、書面(紙)で契約書を作成することが義務付けられている種類の契約が存在することです。

代表的なものは以下のとおりです。
・任意後見契約(任意後見契約に関する法律3条)
・定期借地権設定契約(借地借家法22条)
・定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項)
・農地、採草放牧地の賃貸借契約(農地法21条)
・建設工事の請負契約(建設業法19条)
・訪問販売における書面交付義務(特定商取引に関する法律)

特に借地借家法上、様々な契約が書面で作成されることを義務付けられているので注意が必要です。法律によっては、書面で作成することが契約の成立要件とされているものもあります。この場合、オンライン契約書を作成したとしても契約は成立していないということになり、その後の大きなトラブルを引き起こしかねません。

そのため、オンライン契約書を作成する際は、自分が作成する契約が法律上、書面で作成することが義務付けられていないか調べることが必要です。

しかし、契約書は題名だけでは、どの法律に関する契約かは簡単に分かるものではありません。

例えば、「業務委託契約書」はよく取り交わされる契約書ですが、実は民法上「業務委託」という言葉は使われていません。民法上「委任契約」か「請負契約」のどちらに該当するのか、これは契約内容を読まないと判断できません。

このように、自分が締結する契約がどの法律に関する契約か分からない場合は、トラブル防止のため、お近くの専門家にご相談ください。

また、オンライン契約書が浸透しつつあるといっても、老舗の大企業はいまだに書面で契約書を作成・保管しているところが多数あります。そういった企業と契約を交わすときは、やはり書面でせざるを得ません。そのため、完全に自社の契約書管理をオンラインのみにせず、書面による契約書を取り交わす場合の手続き方法も確立させておくことをお勧めいたします。

まとめ


いかがでしたでしょうか?オンライン契約書のメリットは大きいものの、トラブルが起きてしまったら、予想以上の損害が発生しかねません。手軽ではありますが、契約書の作成には慎重さが必要です。安易に契約書に署名せず、行政書士を始めとする専門家にリーガルチェックを依頼されることをお勧めいたします。

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