ビジネスを行う者にとって最も重要なもののひとつに「契約」があります。
ビジネスではいかに多くの契約が取れるかによってその企業の命運が決まると言っても過言ではありません。
契約とはビジネス上ではとても重要なものですが、契約書を作成しなかったがために、後々大きなトラブルに発展してしまったという例は数え切れないほど存在します。
今回は、契約書作成の目的と、契約書作成する際におさえるべきポイントについてご紹介します。
この記事の目次
1.契約書とは?
そもそも契約書とはどのようなものなのでしょうか?契約とは、当事者間の申込と承諾、原則としてこの当事者間の合意だけで有効に成立します。つまり、いわゆる口約束だけで成立してしまうのです。ここに大きな問題があります。
ビジネスは信頼関係の上に成り立っていますが、口約束を結んだ当事者がその内容を失念したり、思い違いによるトラブルが発生する可能性は当然あり得ます。
しかもその契約は口約束を結んだ当事者同士が一生担当するとは限りません。長く取引が続けば担当者が替わることも十分考えられます。
口約束では引き継いだ担当者が契約の内容自体どのようなものだったのかわからなくなってしまう可能性だってあるでしょう。
契約書とは、契約した内容を確認するためのものであると同時に契約内容の証拠となる文書なのです。
2.契約書作成の目的
契約自体は、当事者間の合意により有効に成立しますが、それでも契約書を作成するのには理由があります。1.契約の成立や意思を明確にする
契約書を作成することによってその契約を結ぶ意思や契約が成立したということを明確にすることができます。まずこれが1つ目の目的です。2.トラブルを未然に防ぐ
口約束だけでは契約の内容を失念してしまったり、思い違いしていた場合に確認することができません。そのように言った、言わないのトラブルを未然に防ぐという目的も契約書の作成には含まれています。
3.紛争が起きた場合の裁判上の証拠
最初は何の問題もなく成立した契約であっても、後々紛争が生じるということはあり得ない話ではありません。そんなときに問題となるのが当事者間の合意内容です。
契約書を作成しておくことで紛争により裁判に発展した場合の重要な証拠となります。訴えられた側は、この証拠を提出できなければ裁判に敗けてしまうのです。
これが契約書を作成する目的として最も大きなウェイトを占めると言ってもよいかもしれません。
3.契約書を作成する際におさえるべきポイント
契約書の目的と必要性についてご紹介しましたが、ここでは契約書を作成する際におさえるべきポイントについてご紹介します。1.双方の権利義務の内容を明確にする
まず1つ目のポイントは双方の権利義務の内容を明確にすることです。契約当事者双方がそれぞれどんな権利を持ち、どんな義務を負うのかをはっきりと明記しておくことが必要になります。例えば「売買契約書」の場合、買主は売主に対してどんな商品をいつまでにどれくらいの量をどこに納品してもらうのか、また商品に欠陥があった場合の対応などを明記します。
そして売主はいつどんな方法で代金を支払うのか、支払いが遅れた場合の対応などについて、契約書に明記しておくのです。このように相手に対してどこまで権利を主張でき、どこまでの範囲で義務を負うのかを明確にしておくことが大切になります。
2.第三者が見ても分かるように作成する
上述したように契約書は紛争が裁判に発展した場合に重要な証拠となる文書です。 裁判になった場合は裁判官や弁護士が証拠としてそれを見ることになります。そのためその内容は当事者だけではなく、第三者が見ても分かるように作成することが必要です。またその内容は1つの解釈しかできないような表現で記載することも大切になります。見方によって違う解釈ができてしまうような表現では、違う解釈をされたときに証明力が下がってしまう恐れがあるのです。
3.契約書の後文には署名捺印する
契約書の最後に以下のような文章が記載されているのを見たことがあるでしょうか?「本契約締結の証として、本契約書2通を作成し、甲乙署名捺印又は記名押印の上、各 1通を保有する。」
この文章のことを後文と言います。
この後文は、契約書の作成通数や原本・写しの作成を明らかにするために記載するものです。ここに記載されている署名捺印と記名押印にはどのような違いがあるのでしょうか?
署名と記名の違い
まず署名とは、本人が自筆で氏名を手書きすることをいいます。そして記名とは署名以外の方法で記載されたものをいい、ゴム印やパソコンで記載したものが一般的です。
こう書くと手書きのものは全て署名だと勘違いしてしまうかたがいるかもしれませんがそうではありません。
署名はあくまでも“本人”が手書きで書いたものであって本人以外が手書きで書いたものは記名になるのです。
捺印と押印
この2つ、どちらも印を押すこととして使用される同じ意味の言葉です。では何が違うのか?
前に「署名」とつく場合は「捺印」、前に「記名」とつく場合は「押印」という風にそれぞれセットになっています。
つまり署名押印という言葉を使用した場合その使い方は正しくないということです。正しくは署名捺印か記名押印となります。
ここまで書くと何となく察しがつくかもしれませんが、記名押印よりも署名捺印の方が証明力が高いのです。そのため契約書には署名捺印した方が証明力も高くなります。
まとめ
今回は契約書作成の目的と、契約書を作成する際におさえるべきポイントについてご紹介しました。契約は申込と承諾という当事者間の合意だけで原則として成立しますが、契約書を作成することでトラブルを未然に防ぐことができますし、契約内容の確認にもなります。
契約書を作成する際は、万が一トラブルになった場合でも適切な対応ができるようぜひ専門家へご相談ください。
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