事業を行っていると、秘密保持契約書を締結する機会があると思います。
そんな時、安易に相手方提示の秘密保持契約書に署名・押印していませんか。又、自社から秘密保持契約書の締結を求める際に、出来合いの書式を使っていませんか。
秘密保持契約は、内容によっては自ら大きな義務を負担したり、十分な効力が認められなかったりということもあります。
本稿では、そんな秘密保持契約を締結する際に注意すべきポイントを見ていきます。
この記事の目次
1.秘密情報の範囲
秘密保持契約でまず重要なのは秘密情報の範囲です。この決め方によって、秘密保持契約の実効性が大きな影響を受けます。 秘密情報の決め方には、大きく分けて2つのパターンがあります。
①開示者が開示する一切の情報を秘密情報とする形
②秘密であると表示された情報のみを秘密情報とする形
秘密情報の範囲を①の形とした場合、特別に秘密情報から除外されたもの以外は、開示される全ての情報が秘密情報として守秘義務の対象になります。その結果、情報受領者は大きな守秘義務を負担する事になります。
一方、秘密情報の範囲を②の形とした場合には、秘密と表示された情報のみが秘密情報として守秘義務の対象になるため、情報受領者は、秘密と表示されていない情報については守秘義務を負う必要がなく、その負担は軽減されます。
又、②の形では、開示者が秘密である旨の表示を忘れた場合、受領者がその情報を漏洩しても開示者は文句をいえな言えないことになります。
以上から、①の形は開示者に特段の負担を課すことなく、受領者には大きな負担を課すため、情報開示者に有利となります。一方、②の形は開示者に秘密である旨の表示責任を負わせ、受領者の守秘義務を限定するため、受領者にメリットが大きいと言えます。
このように、情報を開示する立場か、受領する立場かによって、秘密情報の範囲どうするか考える必要があるのです。
2.守秘義務の内容
秘密保持契約の中心となる守秘義務の内容としては、以下の義務が定められるのが一般的です。
①情報漏洩の禁止
②目的外使用の禁止
③複製・複写の禁止
④返却義務
(1)情報漏洩の禁止
守秘義務の最も中心的な義務です。ただ、一切の例外なく第三者への情報漏洩・開示を禁止したのでは、取引交渉も、契約履行も困難になってしまいます。その為、一定の範囲で例外を認める必要があります。
具体的には、当該取引等に関して、その情報を知る必要がある役員や従業員、当該取引に関して助言を求める弁護士やコンサルタント、会計処理等に関して情報を知る必要がある公認会計士や税理士等には、秘密情報を開示できるとする必要があります。
更に、裁判所、警察、税務署、その他の官公庁から情報開示を求められた場合にも、情報を開示できるとする必要があります。
(2)目的外使用の禁止
秘密情報が開示されるのは、取引を行うか検討したり、実際に取引を行うなど、一定の目的がある場合です。そして、秘密保持契約では、秘密情報をその目的以外に利用することを禁止するのが一般的です。そこで、秘密保持契約では、秘密情報を開示する目的を明確にしておく必要があります。
(3)複製・複写の禁止
秘密情報を守るために、秘密情報の複製・複写を制限する必要があります。 ただ、実際には、秘密情報の複製・複写を一切禁止することは困難であり、一定の範囲では複製等を認める必要があります。 一例として、相手方の承諾を得た場合に限り複写・複製できるとする形があります。しかし、都度、相手方の承諾を得るのは現実的ではありません。現実的には、「目的を達成するために必要最小限度の範囲に限り複製・複写できる。」という形で、目的遂行に必要最小限の範囲で複製・複写もを認めるのtが一般的です。
(4)返却義務
秘密保持契約には、目的を達成した場合や、開示者が請求した場合には、受領者は秘密情報の返還義務を負うとするのが一般的です。 ただ、現実には、秘密情報が保存文書の一部となっている場合など、秘密情報全てを返還できない場合もありえます。そこで、秘密情報を現実に返還できない場合の取り扱いについても定めておく必要があります。
3.個人情報の取り扱いについての特別規定
開示される情報の中に個人情報が含まれる場合には、特別な配慮が必要です。 通常の秘密情報は通常、一般に知られていない情報に限られ、公知の情報は秘密情報から除外されるのが一般的です。一方、個人情報については公知か否かは問題とならず、個人情報というだけで第三者提供や目的外利用が禁止されます。 このように、個人情報については、通常の秘密情報とは異なる取扱いが必要となります。
4.守秘義務の存続期間
秘密保持契約にも有効期間を設けるのが一般的です。 ただ、有効期間満了と同時に守秘義務が終了したのでは、有効期間満了後は秘密漏洩も許される事になってしまい妥当ではありません。そこで、守秘義務は秘密保持契約の有効期間満了後も、一定期間存続させる必要があります。 ただ一方で、守秘義務が永久に続くとするのも妥当ではなく、通常は有効期間満了後3年程度存続するとするのが妥当といえます。
これに対して、個人情報の場合は、一定期間が経過したからといって第三者に開示したり、目的外に使用できるとする事は妥当ではありません。従って、個人情報の守秘義務は無期限に存続するとするべきです。
5.取引契約との矛盾していないか
秘密保持契約とともに具体的な取引契約が締結される場合、取引契約にも秘密保持規定が設けられている場合があります。 この場合、秘密保持契約と、取引契約の秘密保持条項とが矛盾抵触する場合があります。例えば、秘密保持契約書では秘密情報の範囲を秘密表示がある情報に限定しているのに、取引契約では一切の情報を秘密情報としている場合などです。
かかる場合、どちらの規定が適用されるかが問題となり、トラブルとなる危険が生じます。
従って、取引契約と秘密保持契約が併存する場合には、規定が矛盾しないか、万一、矛盾する場合の優先順位が定められているかにも注意する必要があります。
6.解除条項は無意味です
通常の契約では、相手方が契約に違反した場合には、契約を解除できるとする規定を設けるのが一般的です。しかし、秘密保持契約ではかかる規定を設けることは妥当ではありません。相手方が守秘義務に違反した場合に秘密保持契約を解除してしまうと、相手方は秘密保持契約の拘束を免れ、責任を負わないことになりかねません。
従って、秘密保持契約書では、相手方が違反した場合の解除権規定は設けるべきではないのです。
まとめ
秘密保持契約を締結する際に気をつけるべきポイントを見てきました。秘密保持契約は、自社が開示する情報を相手方に守らせるのに有効な手段ですが、一方で、自社も秘密保持義務を負う場合があることを理解する必要があります。
その上で、自社が情報を開示するのか、受領するのか、開示される情報は何か、を整理した上で、本当に秘密保持契約を締結する必要があるか、秘密情報の範囲をどうするか、守秘義務の内容をどうするかを判断する必要があります。
そして、どのレベルで秘密保持契約を締結するべきか悩んだときは、弁護士、司法書士、行政書士等の専門家にチェックしてもらう事をおすすめします。
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