こんにちは。
当事務所から掲載するLAB記事のテーマの一つに、「英語実務のプロによるワンポイント英語」というのがあります。
私は行政書士として、外国人関連業務や日本人の外国ビザ取得、英文契約書作成などを専門にしています。また前職は大学職員をしており、その時にも国際交流担当として、海外の大学との間での連絡調整などに携わっていました。前職時代も含め、仕事で英語を使う機会が頻繁にあり、英語で作成する文書やメールの基本パターン、知っておくと便利なフレーズなどを自然に身につけることができました。
このテーマでは、契約書やメール、その他知っておくと便利な英語の豆知識をいろいろ紹介していきたいと思います。
今回はこのテーマの1回目として、メールやビジネス文書等で使える基本表現をいくつかご紹介したいと思います。
日本語ではビジネス的な言い回しを十分ご存知の皆様でも、英語でも相応に書くにはどうすれば良いのか?
教科書英語そのままでは幼稚だと笑われるのではないか?と不安に思われるケースが多いと思います。
そんなお悩みの解消に少しでもお役に立てばと思っております。
この記事の目次
まずは出だし
メールでも手紙でもそうですが、まずは相手の名前を書きます。「○○様(殿)」という一言ですね。特定の人が相手なら、学校でよく習う「Dear 〜」でOKなのですが、「関係各位」などのような場合はどうしますか?
もしかすると「Dear sir/madam」というフレーズをご存知の方もいらっしゃるかもしれませんね。
それでも良いのですが、他にもよく見かけるフレーズとして「To whom it may concern」というものがあります。it may concernで、「関連あると思われる方」といった感じの意味になります。「関係各位」というニュアンスにより近いような気がします。
〜についてですが
「〜についてですが」とか「〜に関しては」といったフレーズもよく出てきます。もちろんAboutでも通じるのですが、もっと違う言い方も使いたいですよね。そこでこういったものがあります。With regard to〜
Regarding〜
Concerning〜
何だかビジネス文書っぽくなりませんか?
丁寧な言い方
「I want to 〜」や「I will do 〜」のような表現を、もう少し丁寧な言い方にしてみましょう。ポイントはwouldという単語。学校ではwillの過去形として習いますが、丁寧な表現にも使えると知っておけば、活用範囲の実に広い単語となります。I want to は I would like to(likeが加わっていることに注意)、I will doは I would doなどとなります。
それから、「〜してください」とお願いする場合、日本語だと「〜していただければ幸いです」のような表現に言い換えますよね。英語にもこういう言い方があります。先ほどのwouldを使うのですが、「It would be appreciated if 〜」あるいは「I would appreciate it if 〜」といった表現を使います(itはいわゆる仮主語、仮目的語です。なぜここにitがあるのかと不思議になりますが、文法的にそういうものだと思って使ってください)。
この場合、〜のところに、相手にやってもらいたいことが入るのですが、動詞の前にcouldまたはwouldをつけるのが一般的なのでご注意ください。これも丁寧な表現にするためのテクニックです。例えば、It would be appreciated if you could give us some information. といった具合になるわけです。
いかがでしょうか。
まだ他にもいろいろありますが、これらを知っているだけでも、少しはビジネスらしい文書やメールができるはずです。機会があればぜひ使ってください。
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