労務トラブルを未然に防ぐ!今すぐできる3つの対策
労務


ここ最近、ニュース等で労務トラブルが取り上げられるのをよく目にします。労務トラブルは社内の雰囲気の悪化や従業員との信頼低下などに始まり、離職率の増加など、企業活動全体に大きな影響を与えます。
影響の大きいものですので、労務トラブルを起こさせないための対策がとても大切です。
そこで、今回は労務トラブルを未然に防ぐ、3つの対策を解説いたします。

この記事の目次

1.労働契約書(労働条件通知書)は必ず、事実を記載して渡しておく


労務トラブルが起こる原因(背景)の一つとして、会社と従業員の約束事を書面で残しておかなかったこと、あるいは記載が不十分だったことが挙げられます。

もともと、労働基準法には、では「使用者は労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」(第15条)とされており、主要な労働条件については、雇い入れ時の労働契約書(労働条件通知書)によって従業員に明示しなければなりません。

しかし、現実には、知り合いを口約束で雇い入れたところ、手取り30万円だと思っていた給与が支給総額であったためにトラブルとなったケースや、残業代込みで基本給を表示していたのを従業員が知らず、あとで多額の残業代を請求されたというようなトラブルが発生しています。

「会社を少しでもよく見せないと人が集まらない」ということをよく社労士の立場で相談されるのですが、本人が期待していることと実際の労働条件にズレがあるとトラブルになりやすいため、労働契約書(労働条件通知書)には必ず、事実を記載して渡すようにしましょう。

2.労働時間を正確に把握、記録し、従業員本人とデータの突き合わせを行う


労務トラブルでよく聞かれるのが、残業時間の把握や残業代の計算に関するものです。当社労士事務所への相談が最も多いのは、残業時間に対して残業代が少なく支払われたというケースです。

こうしたトラブルを予防するには、まず、タイムカードや出勤簿を設置して、正確な労働時間(休憩時間)を把握することが基礎となります。タイムカードや出勤簿は事務所に設置し、入退社のつど従業員本人に打刻、記録してもらうのが一般的ですが、外勤の場合はその場で打刻、記録ができないため、事後に自己申告(記載)をさせたり、報告を受けた上長が代わりに打刻、記載をすることで対応します。

日々の労働時間はこまめに会社と従業員本人で勤務時間の突き合わせを行い、お互いの確認のもとに、捺印またはサインを徴収することで後日、労働時間をめぐってトラブルとなることは相当少なくなります。

3.社内の就業規則を確認する。なければ新しく作成する


もし、社内に就業規則があれば、引き出しに入れっぱなしにしておくのでなく、まずは内容を確認してみましょう。

就業規則は社内のルールを明文化したものであり、一度作成すると会社も従業員もその内容に拘束されることになります。

当社労士事務所にご相談をいただくなかで、労務トラブルが起こる前に就業規則に沿って対応すれば、問題にならなかったケースも多くあります。例えば、うつ病にかかってしまった従業員にどのように対応するかといった場合、就業規則を確認すると大きなヒントが書いてあります。

また、従業員にも就業規則を読んでもらって、たとえば退職するときには1ヶ月前に退職届を提出するだとか、年次有給休暇の申請は1週間前までに行うようにだとか、ガイドラインとして会社のルールに従ってもらうことができます。

法的に就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出なければならないのは、従業員が10名になってからとなりますが、それ以下の人数であっても就業規則を作成することはできます。

就業規則がガイドラインとなって、労務トラブルの発生を予防する効果がありますので、ぜひ有効に活用してください。

まとめ


労務トラブルの多くは従業員との認識のズレから生じるものでして、日ごろから労働基準法などの法律に従い、フェアに従業員に接していくことで、大幅に労使トラブルが減少するものと期待されます。
まずは労務トラブルのない会社への第一歩として、ここでご紹介しました3つの対策に取り組んでいただければ幸いです。

万が一労務トラブルが起きた場合や就業規則の作成に不安がある方は、一人で悩ますに、SHARESの社労士にお気軽にお問合せ下さい。

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