5月から雇用保険の届出でマイナンバーが必須になります
労務


ハローワークでは、2018年5月より主な雇用保険の提出書類について、マイナンバーが記載されていない場合に、不備として返戻する方針を決定しました。これまでも一応マイナンバーの記載箇所があったのですが、事実上マイナンバーがなくても受理されていたため、この決定は実務に大きな影響を与えます。
雇用保険書類のマイナンバー義務化について、解説いたします。

この記事の目次


1.マイナンバーが必要になる書類



マイナンバーが無い場合に返戻すると明言している書類は、以下の通りです。

① 雇用保険被保険者資格取得届
② 雇用保険被保険者資格喪失届
③ 高年齢雇用継続給付支給申請(初回)
④ 育児休業給付支給申請(初回)
⑤ 介護休業給付支給申請


また、以下の書類はマイナンバーがハローワークに未届の場合に、マイナンバーが必要になります。

⑥ 用保険被保険者転勤届
⑦ 雇用継続交流採用終了届
⑧ 高年齢雇用継続給付支給申請(2回目以降)
④ 育児休業給付支給申請(2回目以降)


2.マイナンバーを書かなかったらどうなるの?


5月以降はマイナンバーを記載しないと返戻されます。つまり、受理されない、ということです。一方で、雇用保険被保険者番号も引き続き記入が必要です。なぜかというと、被保険者とマイナンバーを紐付けるためには、基本4情報(氏名、性別、生年月日、住所)が必要なのですが、ハローワークがこのうち住所の情報を有していないためです。そのため、雇用保険被保険者番号で住所情報を被保険者と紐付けているということになります。

ただし①の資格取得届を除いては、以前に提出した書類にマイナンバーを記載していることもあります。その場合は「マイナンバー届出済」と欄外に記入することによって、マインバーを記入しなくても良いとされています。 ただし、マイナンバーを以前に記載したことがあっても、「マイナンバー届出済」の記入がなければ返戻されますので、ご注意ください。

実務上では、本人がマイナンバー提出を拒否していたり、退職をしてしまったりして受け取れない、という可能性もあります。この場合は、個人番号の提供を求めた経緯を添付する必要があります。この実務がまだ始まっていないので、どの程度の添付資料があればマイナンバー未記入が許容されるかどうか不明ですが、ご本人とコンタクトを取れる状態であれば、マイナンバーの提出を複数回求めた時の書面やメール、相手の返信のコピーは最低必要でしょう。 コンタクトが取れない場合でも、コンタクトを取ろうとした証明は求められる可能性が高いです。そのうえで、欄外に「本人事由によりマイナンバー届出不可」と記入してください。

3.マイナンバーを集める時期に注意しよう!


先に所得税にかかる書類でマイナンバーの入力が義務化されておりますので、ほとんどの企業で、マイナンバーを集めていると思います。しかし、そのタイミングを「年末調整実施時期」という会社もあると思います。この変更により、通年で利用する書類にマイナンバー記入が義務化されますので、マイナンバーは必ず「入社時」に揃えさせるようにしてください。

また、これらの書類を郵送で送る際は、紛失のリスクを想定して、できるだけ郵送の記録が残る形で送付しましょう。普通郵便を使っていたような場合はご注意ください。

まとめ


いかがでしたでしょうか。
今回の決定は、マイナンバーを記入させるだけで、他の業務が軽減されるわけではないので、企業側にとってはやや負担感のある変更になります。しかし、行政側にとっては、他の行政機関への情報照会が比較的簡単にできるようになるため、国全体としてはそれなりのメリットがあります。そのため、雇用保険業務に限らず、マイナンバーの利用は今後ますます増えていくでしょう。

今回の決定による自社への影響が知りたい、という方は、ぜひ一度お近くの専門家である社会保険労務士にお問合せください。

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