健康保険証が早く欲しい!健康保険証を早く発行させるために担当者ができること。
労務


入社の際、社会保険で最初に困るのが健康保険証です。被保険者の資格取得届は、事実が発生してから5日以内に届け出ることになっていますが、実務では情報がそれまでにスムーズに揃うとは限りません。
一方で健康保険証だけはすぐに欲しい、とせっつかれた経験のあるご担当者の方は多いのではないでしょうか。

そこで、健康保険証をできるだけ早く取得するためにできることについて、まとめてみました。

この記事の目次

1.被保険者資格取得届の情報は事前に揃えておく

資格取得届の情報に不備があると、そもそも届出ができませんので、まずはきちんと情報を揃えることが必要です。

名前など採用時の履歴書などで確認できること以外で必要になる情報としては、まずマイナンバーが挙げられます。マイナンバーは雇用保険の資格取得の際も必須ですので、採用決定以降入社までの間で取得しておくことをお勧めします。

被扶養者の確認も重要です。所得税の扶養にならない配偶者の場合は、収入を確認する書類を添付する必要がありますので、事前に準備をしてもらってください。また、被扶養者のマイナンバーもその際に取得しておきましょう。

なお、被扶養者として健康保険被保険者扶養異動届を提出する場合、備考欄に「住民票により、続柄を事業主が確認済」であることを記載しておく必要がありますのでご注意ください。この記載が無いと返戻され、保険証の発行の遅れにつながります。

意外と忘れがちなのが通勤交通費です。通勤交通費は社会保険の報酬月額に影響しますが、本人からの申請を待っていると、どんどん資格取得届の提出が遅れることになります。入社前からどのルートで通勤するのか確定させて、金額を決めてください。

2.健康保険証が届くまでの間、「証明書」を取得する

入社から健康保険証が到着するまでの間に、入社者や被扶養者が病院にかかった場合、原則はその料金は全額負担にせざるを得ません。
しかし、健康保険被保険者資格取得証明書という書面を発行しておくと、それが健康保険証の代わりとなり、健康保険証を提示した場合と同じ負担で済むことになります。

この証明書は、原則、年金事務所へ持参する必要があります。その際に資格取得届、扶養異動届やその添付書類を揃えて、一緒に提出してください。 事業主以外が届ける場合は委任状も必要になります。電子申請や郵送でも受け付けていますが、急ぐはずの同証明書で時間的なロスが起きてしまうので、お勧めできません。

この書面の発行には、年金事務所を訪問する手間がかかることになります。 また、従業員には健康保険証が到着したときに同書面を返却する必要があり、その手間もかかります。そのため入社前に、この証明書が必要かどうかを確認することをお勧めします。既に定期的に病院に通っているようなケースだけ発行の手続きをするように案内しましょう。

3.健康保険証の発行期間を事前に知らせておく

健康保険証は役所に届出をしてから2週間程度かかります。年金事務所の混み具合に左右されるため、1ヶ月くらいかかってしまうこともよくある話です。
一般の方は年金事務所の混雑具合など把握できないので、入社した従業員には「最大で1ヶ月くらいかかる」可能性を示しておきましょう。

皮肉な話ですが、現状の年金事務所の状況だと、電子申請を使うよりも、届出書を年金事務所に持参した方が健康保険証の発行が早いようです。 急ぐような場合は、年金事務所を訪ねることをお勧めします。

まとめ

健康保険証を早く発行するためには、入社前にマイナンバーなどの情報を集め、入社後に速やかに手続きできるようにしてください。定期的に病院に通っているような方には、資格取得証明書という書類を発行してもらいましょう。

健康保険証の発行時期は、担当者にはコントロールできません。しかし、健康保険証の発行が遅れるということは、入社したばかりの会社への不信感を与えてしまいます。事前の準備と案内が重要になりますので、ぜひ心得ていただきたいです。
入社者の手続きで不安な点があれば、お気軽に社会保険労務士にお問い合わせください。

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