新元号「令和」の施行に伴い、申請書等の取扱いはどうなるの?
労務


新元号「令和」が2019年4月1日に公布され、いよいよ5月1日より施行されます。現状、社会保険関係手続きの申請書には未だ「平成」表記の様式のままとなっていますが、「来月以降、申請書が「令和」表記に一新されるのか?」「「平成」表記の様式については使用できないのか」と不安に感じられているご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか?
このたび、日本年金機構からは下記の通りアナウンスがありましたので、ご紹介しておきます。

この記事の目次

2019年5月1日以降も、「平成」表記の申請書は有効

2019年5月1日以降、「平成」の元号のままで申請書を作成・提出したとしても、これらは原則として受け付けられます。こうした見解は、今回、日本年金機構から出されたものですが、おそらく労働保険関係諸書類でも同様の取扱いとなるのではないかと思われます。

また、キャリアアップ助成金の申請を予定する企業においては、既に提出済みのキャリアアップ計画等、先の年度の表記に「平成」が用いられているものもあるかと思います。こちらも「平成」のままで特段不都合が生じることはないと予想されます。
申請書同様、すでに発行済みの「平成」表記の納付書等に関しても、有効なものとして扱われます。

2019年5月1日以降の電子申請は、プログラム更新をかけてから

普段、電子申請を活用されている企業では、2019年5月1日以降の申請については、必ずプログラムの更新をかけてから行うようにしましょう。改元の実施に伴い、電子申請及び電子媒体による届出を行う際に使用している各プログラムのバージョン変更が行われる予定です。おそらく、画面上に案内が表示されるものと思われますので、指示に従い、更新作業を行いましょう。

「平成」表記の申請書類は極力補正を

電子申請ではなく紙媒体で申請作業を行う企業においては、前述の通り、原則「平成」のままでも申請は受け付けられます。ただし、旧様式を用いる場合には可能な限り「平成」を「令和」に補正の上、申請書を提出するよう推奨されています。このとき、訂正印は不要とのことです。

参考:日本年金機構「改元・10連休に関する重要なお知らせ」

まとめ

改元に伴い、未だ「平成」表記の書類についてどう取り扱うか、判断に迷われる方も多いのではないかと思います。私自身もつい先月(3月)、「平成31年3月中」から開始するキャリアアップ計画に関わる計画書の作成時に、キャリアアップ期間の書き方に迷いました。3月中のことなので、未だ新元号が判明しておらず、かといって改元は決定事項であったため(一方で計画書作成に関わる案内はなし)、ひとまずすべてを西暦表記にすることで対応し、その計画書は受理されました。

細かな点ではありますが、ささいな疑問が大きな不安になるものです。判断に迷われる際には、申請先窓口、もしくは社会保険労務士にご確認いただくのが得策です。

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