給与計算の担当者が通勤交通費の扱いで注意すべきこと
労務


給与計算の実務を行っていて、一番扱いが難しいと言っても過言では無いのが通勤交通費です。課税と社会保険の取扱いが違ううえ、場合によっては1ヶ月の期間を超えたり、遡っての調整が必要だったりすることが頻繁に起こるからです。

私は15年近く、給与計算業務のコンサルティングやアウトソーシングの実務を行ってまいりました。その経験から、通勤交通費を扱ううえでの実務の注意点と心がけたいことについて解説をいたします。

この記事の目次

1.課税はほぼ非対象、社会保険は対象

まず、法的な要件を確認しておきましょう。 通勤交通費は所得税の対象とならない範囲があります。鉄道の場合、1ヶ月あたり15万円までが非課税です。ちなみに新幹線の定期も非課税の範囲となります(グリーン車を除く)。
この金額は東京~静岡の新幹線定期代(133,860円)が入るくらいなので、よほどのことが無い限り非課税になると言って良いでしょう。

車通勤の場合、車で通う通勤距離によって非課税額が決まります。こちらは、鉄道ほど余裕のある金額ではありません。非課税額を超えて支給しているケースが現場では見られますので注意してください。

参考;国税庁ホームページ マイカー・自転車通勤者の通勤手当

一方で労働保険、社会保険には通勤手当が対象から外れることはありません。通勤手当が変われば雇用保険料も変わります。社会保険の等級に影響することはもちろん、固定的賃金にあたりますので、通勤交通費が変わることによる月額変更も起こり得るということになります。

2.1ヶ月を超える定期券に要注意

通勤交通費の扱いが難しい理由は、期間の途中で通勤経路の変更が起こるからです。それはご本人の都合による場合もあれば、会社が命じる場合もあるでしょう。特に前者の場合は給与計算期間の開始日に関係なく行われるため、必ず払い戻しと再支給の手間が発生することになるのです。

それでも、1ヶ月定期の金額を毎月支給している場合は、割り切って例えば「給与計算期間の初日時点の通勤経路で支給」というようにしても大きな問題にはなりません。しかし、3ヶ月、6ヶ月の定期代を支給している場合、まず今渡している定期代を精算してから、次に新しい定期代を支給しなければ、人によっては大きな金額で損得が発生することになってしまいます。

1ヶ月を超える定期代の支給をしている場合は、以下のようなことを事前に決めておく必要があります。

・定期期間中に経路変更した場合の払い戻しの手順(経路変更の申請書の作成など)
・日割の有無(有の場合、暦日か出勤日かなど)
・払い戻し金額(給与から差し引く金額)の計算方法、手数料の負担について
・新たな通勤経路分の定期代の支給月数(同じ箇月数を支給するのか、支給月に合わせるのか)


3.一つの例外が次の例外を招く。原則に忠実に運用する。

通勤交通費の支給というのは、法的な要請ではありません。支給しないという選択肢もあれば、使った通勤交通費を1円単位で合わせて支給する必要もありません。
特に大都市圏になると、合理的な経路と最安な経路が違うケースも出ます。一人ひとりの事情に合わせて支給しているときりが無いのです。

6ヶ月定期代を支給していた会社で、事情によりある社員に1ヶ月定期代を支給したら、その話を聞いた別の社員が不満を訴え、結局1ヶ月定期と6ヶ月定期が混在することになってしまい、運用が非常に煩雑になったということがありました。

通勤交通費を使った分だけ支給しなければならない、と考える必要はありません。社員毎にルールを変えるということは、他の社員の不公平感につながります。先にルールを作ったら、そのルールに外れない運用を続けることの方が大事なのです。

また、気を付けるべきこととして、経路変更の申請が遅れた場合の懲戒も明確にしておきましょう。会社の知らないところで会社に近くなるような引っ越しをしていた場合、通勤交通費の不正な受給をしているということになります。単なる申請遅れではなく、横領につながる問題であることを管理側にも労働者側にも認識させてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
通勤交通費は所得税と社会保険で扱いが違いますので、その違いを理解しましょう。特に1ヶ月を超える定期代を支給している会社は管理が煩雑になりがちです。先にルールを作り、例外を認めない運用が求められます。

給与計算の運用の正確さは、社員から会社への信用に直結します。大切な社員を失わないためにも、きちんとルールを整備しておくことをお勧めします。制度設計の際には、社会保険労務士など専門家をぜひ有効に使ってください。

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