テレワークを導入したい事業者必見!導入の流れをご紹介します
労務


新型コロナウイルス感染症の影響や、働き方改革の一環として、テレワークを導入するメリットに注目が集まっています。しかし、テレワークのメリットを理解していても、いざ企業に導入しようとすると、どのような取り組みが必要となるのかが分からず、お困りの企業もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、一般的なテレワークの導入の流れをご紹介致します。

この記事の目次

1.導入の検討

まずは、テレワーク導入のメリットを、どのように企業に生かしていくかの検討を行います。そのためには、テレワークの導入による企業の目的を明確にし、どのような形態のテレワークが適しているか等の検討が必要です。
テレワークはこれまでの一般的な働き方である、特定の勤務場所において指示した時間働くという働き方とは異なるものであることから、企業の働き方の文化や哲学を大きく変えていくことになります。

よって、テレワークを実施する雇用者のみならず、それを指示する企業の経営陣の理解も必要となり、検討は入念に行う必要があります。

2.現状の把握

テレワークを導入することが検討され実施をすると決定した場合には、テレワークの導入に併せて、社内の諸制度、人事評価制度、ICT環境、既存の日常的な業務の進め方等について、改正が必要な問題点や課題を把握する必要があります。

3.導入への推進

テレワークは、業務指示を行う経営陣とそれを実施する雇用者の同意が得られれば、直ぐにでも開始をすることが出来ます。
しかし、大規模に実施をする場合には、あらかじめ入念な準備を行ってからの実施を行わないと混乱を引き起こし、かえってテレワークを導入したことで事業が立ち行かなくなるということも考えられます。

大規模に実施をする場合には、テレワークの導入にあたりプロジェクトチームを立ち上げ、様々な関係者による助言をもって、基本戦略、導入計画を策定するとともに、社内での共通理解が得られるような方策を立て推進をしていく必要があります。

4.試行導入

テレワークの導入は、企業の働き方の文化や哲学を大きく変えていくことになるため、テレワークの導入を行った時点で、いきなり全ての業務が円滑に進むとは限りません。 試行導入期間を設けて、その成果を確認し、テレワークを続けるかの判断をする時点を設けることが必要です。
テレワークの効果を判定するための指標をあらかじめ定めておき、設定した評価項目について導入前と導入後で比較検討する、テレワークを実施する雇用者の意見を導入前と導入後で比較検討する、等の方法が考えられます。

5.試行導入の効果測定

テレワークの導入の効果を測定するための指標には、様々なものが考えられます。テレワークの導入にあたって主たる目的とした事項を中心に評価項目を設定します。ただし、テレワークの効果は多岐に渡るため、副次的効果についても評価項目を設定します。

評価項目は、数字で定量的に評価することが出来るものが望ましいですが、直接に数字として表れない項目については段階評価によって数値化を図ります。 定量的項目の集計は1週間あるいは1ヵ月単位で集計します。評価に使えることの出来る項目は、業務内容によって変わります。

下記に挙げるような項目について、事業改善がみられれば、テレワークの導入は効果を得て、引き続き導入をすることが望ましいと考えられ、本格的な導入に向けた道筋を作ることが出来ます。

①定量的評価

・顧客対応…顧客対応回数、顧客対応時間、新規契約獲得数顧客訪問回数、顧客訪問時間
・事務効果…伝票等の処理件数、月例報告等の作成時間企画書等の作成件数、企画書等の作成時間
・オフィスコスト…オフィス面積、オフィス賃借料、オフィス付随費用紙消費量、コピー費用、改修コスト
・移動コスト…移動時間、移動コスト
・情報通信コスト…情報システム保守費用、通信費用
・人材確保…応募者の数や質、退職者数

②段階評価

・業務プロセス…情報共有度、仕事の質、生産性
・顧客サービス…顧客満足度
・コミュニケーション…垂直方向、水平方向のコミュニケーション頻度、質
・情報通信システム…システムの機能、能力についての満足度
・情報セキュリティ…セキュリティ意識、ルールの整備度
・業務評価…評価に対する被評価者の満足度
・自律性…業務の自律管理
・働き方の質…仕事に対する満足度、通勤疲労度、働き方に対する満足度
・生活の質…私生活の満足度

6.本格導入

試行期間中の評価を経て、テレワークを導入する目的やねらいが十分期待できるような仕組み、制度となるよう調整作業などを行い、本格導入を図ります。
試行段階で、テレワークに関する社内の制度化を行っていなかった場合には、本格導入にあたって、テレワークを適切に運用するために、テレワーク制度を作っておくことが望ましいでしょう。

7.定期的な見直し

上記にてテレワークの導入が本格的に行われても、一定期間ごとに実態や問題点がないか等を把握していくことが重要です。

8.テレワークの導入や運用の失敗例

テレワークを導入することはメリットの大きいことですが、かえって混乱をまねくような事態も想定が出来ます。下記のような失敗が無いように注意をしましょう。

①無計画での実施をすること


テレワークの導入にあたり、現状把握や試行は非常に大切なことです。これらを怠り無計画で実施をしてしまい、企業の課題も解決出来ず、雇用者の理解も進んでいない段階で、強引に取り入れてもテレワークは効果的に機能しません。

目的や意識の共有が図れないことで、雇用者のモチベーション低下や生産性の低下も招いてしまう可能性もあり、しっかりと計画し多くの関係者の意見等も参考にして進めることが重要です。

②ツールの導入を先行すること


テレワークの導入あたり、それを実現するためのツール、ICT環境の整備の導入が必要となる場合が多くあります。 その際に、多くの企業が使用しているツールや、安価なツール等、安易に導入するツールを決めてしまい、ツールありきで規則や運用を決めてしまうと柔軟な対応や適切なルール構築をすることが難しくなります。
ツールはいきなり全体的に導入するのではなく、試験的に取り入れて使用感を確認し、使い方を雇用者に共有した上で、段階的に取り入れることが大切です。

③制度の見直しを行わないこと


テレワークに関するルールがしっかり制定されていない、設定したルールや制度を見直していない等の企業も、導入に失敗しやすいといえます。 特に週1、2回を在宅勤務とするようなテレワークでは、既存の就業規則や人事評価が適用されたままの企業が多いです。しかし、既存の規則や評価方法のままでは、在宅勤務であるが故に、仕事内容や勤務時間に対する評価や正当にされにくくなってしまう場合があります。

テレワークはこれまでの一般的な働き方である、特定の勤務場所において指示した時間働くという働き方とは異なるものであることから、これまでとは異なる制度の作成や見直しが必要となります。

9.まとめ

上記のように、テレワークの導入は企業の多くの人の協力をもって、本格導入に至ることが出来ます。導入にあたり一時的な労力や資金の負担はありますが、企業として一度確立をしてしまえば、テレワークのメリットを大きく感じられることでしょう。
導入にあたりご不明な点がございましたら、身近な専門家に相談されることをお勧め致します。

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