年末調整手続き、電子化のメリットとは?
税務・財務


2020年10月以降の年末調整手続きにおいて、従来は従業員が紙面で提出をしていた生命保険料控除、地震保険料控除及び住宅借入金等特別控除に係る控除証明書等に代えて、電子データでの提出をすることが可能になりました。

このような電子化は従業員や会社にとってどのような影響があるのでしょうか。今回は年末調整の電子化のメリットについてご紹介致します。

この記事の目次

1.年末調整作業はこう変わる!

従来の年末調整では、生命保険料控除、地震保険料控除、住宅借入金等特別控除を各従業員が適用させるためには、各控除金額の基礎となる金額の証明として、従業員が紙面での控除証明書を会社に提出することが必要でした。

またこの提出を受けた会社は、紙面で受け取った証明書と従業員が記載をした保険料控除申告書等が合致をしているか手作業で確認を行うことが必要でした。
これに代えて電子データでの提出が可能となり、電子データを用いた年末調整は下記の手順で行います。

①保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
②国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェアに、住所等の基礎項目を入力し、受領した電子データのインポートを行い年末調整申告書の電子データを作成
③上記①、②のデータを会社に提出
④上記③を受けた会社は、電子データを給与システム等にインポートを行い、年税額を計算

2.電子化をするための準備

電子データの収受やインポート、またその電子化された年末調整作業を会社全体の取組として行うには、下記のような準備が必要です。

①従業員の準備

従業員は保険会社等から取得する控除証明書等データを利用して年末調整申告書データを作成するためのソフトウェアを取得します。

②会社の準備

会社はまず年末調整の電子化を行うためには全従業員へのその旨の周知を行います。従業員から同意を得る必要は法令上ありませんが、上記①のように従業員も準備すべき事項があるため、周知が必要となります。

また、税務署宛に源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書を提出し、税務署からその承認を受ける必要があります。

周知や申請のみならず、電子データを収受しそのデータを用いて年税額を計算することの出来る給与システムの購入や既存システムの改修が必要です。

3.年末調整の電子化のメリット

年末調整の電子化は下記のようなメリットが挙げることが出来ます。

①従業員は手書きによる保険料控除申告書等の作成が必要でしたが、その作成がデータのインポートによって行えるようになることから、作成が簡素化されます。

②従業員は控除証明書を紛失してしまった場合、各種控除を受けるためには紙面の提出が必要なため、その紛失してしまった紙面は再発行をする必要がありました。しかし電子データでの提出は紛失の可能性が低く、またデータを紛失してしまった場合にも紙面の控除証明書の郵送よりも早く保険会社等から控除証明データを受け取ることが出来ることが見込まれます。

③会社は記載された保険料控除申告書等から控除額を算出する作業が不要となります。

④会社は紙面で受け取った証明書と従業員が記載をした保険料控除申告書等が合致をしているか手作業で確認をする作業が不要となります。

⑤会社は作業が簡素化されることでの人材コスト、紙面による書類保管のコストの削減が見込まれます。


4.年末調整控除申告書作成用ソフトウェアとは

従業員が保険料控除申告書等を作成するために必要なソフトウェアは国税庁のホームページ等より無料でダウンロードすることが出来ます。パソコン、スマートフォンで操作をすることが出来ます。

5.まとめ

年末調整の電子化は、従業員、会社共にメリットがあり、一度準備をすることで永続的に運用が可能な作業方法です。
新型コロナウイルス感染症の流行以降、様々な手続きが電子化されることが会社に期待をされています。是非ご検討ください。
ご不明な点がございましたら、身近な専門家に相談されることをお勧め致します。

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