確定申告後の書類の取り扱いは?帳簿の保存期間
税務・財務


確定申告書は期限内に提出をすることが、まずは大切なことになりますが、提出済みの確定申告書の控えやその提出された確定申告書の内容の根拠となる書類は直ぐに破棄して良いものではありません。
各種補助金の申請の添付書類として提出が求められる可能性があるため、自身が財政状況、経営成績や過去の会計処理方法を確認するため、税務調査に対応をするため等、様々な面から過去の帳簿は保存することが必要です。

今回は帳簿の保存期間や効果的な保存方法についてご紹介致します。

この記事の目次

1.青色申告者の場合

青色申告者の場合は、帳簿の種類によって下記のように保存期間が定められています。

・仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳等の帳簿
…7年

・損益計算書、貸借対照表、棚卸表等の決算関係書類
…7年

・領収証、小切手控、預金通帳、借用証等の現金預金取引等関係書類
…7年、ただし前々年分所得が300万円以下の場合は5年

・請求書、見積書、契約書、納品書、送り状等のその他の書類
…5年

2.白色申告者の場合

白色申告者の場合は、帳簿の種類によって下記のように保存期間が定められています。

・収入金額や必要経費を記載した法定帳簿
…7年

・業務に関して作成した上記以外の任意帳簿
…5年

・決算に関して作成した棚卸表その他の書類
…5年

・業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書等の書類
…5年

3.帳簿の保存方法

帳簿類は原則として紙面及び原本での保存が求められています。しかし国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請を行うことで、国税関係帳簿の全部又は一部について、記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、電磁的記録による備付け並びに電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムでの保存が認められます。

この承認申請は承認を受けようとする国税関係帳簿の備付けを開始する日の3ヶ月前まで行う必要があります。例えば令和4年分の確定申告資料について電子帳簿保存を行おうとする場合は、令和3年9月までに申請を行うことで、適用を受けることが出来ます。

4.効果的な保存方法

青色申告者、白色申告者毎に、また帳簿の種類によって保存すべき期間が7年、5年と異なっています。しかし7年経過後及び5年経過後に必ず破棄を求めているものではありません。

このことから、確定申告における帳簿は一律で7年間保存をしておく必要があると認識しておくと、間違いがありません。
また7年分の確定申告における帳簿類を保存しようとすると、場合によっては専用の保管スペースを設ける必要があるほどの書類の量になることがあります。国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請を行い、ペーパーレス化に務めることも、保存におけるひとつの工夫です。

また保存方法は、帳簿の種類毎に複数年分をまとめておくのではなく、年度毎に分けて保存をしておくと、保存すべき期間が終了後に年度の確認のみで破棄を行うことが出来ます。紛失を防ぐためにひとつの箱やファイルに納めておくと良いでしょう。

帳簿を保存するタイミングは、確定申告が終わった時点にまとめて行うこともひとつの方法ですが、進行年度中に毎月ないし数カ月に1回程度行う方法がおすすめです。毎月ないし数カ月に1回程度、分かりやすく帳簿を保存しようとすることで、必然的に書類の整理が必要になり、進行年度の財政状況や経営成績を確認する機会や、確定申告書作成のための準備を整える機会が生まれ、確定申告書の提出時期に思わぬ税金の納付に気が付くことや、提出時期に確定申告書の作成のための時間が足りなくなる等の事態を防ぐことが出来ます。

5.まとめ

上記のように確定申告における帳簿類は定められた期間の保存が求められています。帳簿の保存期間や保存方法等でお困りのことがございましたら、身近な専門家に相談されることをお勧め致します。

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