電子帳簿保存法の概要と電子取引保存について解説
税務・財務


令和4年1月に改正された電子帳簿保存法。
「聞いたことはあるけれど、どういった内容なのか分からない」「どう運用したら良いか分からない」といった悩みを抱えている事業者も多いかと思います。 本記事では、電子帳簿保存法の概要、この改正で義務化された電子取引保存について解説します。

この記事の目次

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、これまで紙での保存が義務付けられていた仕訳帳、総勘定元帳等の帳簿や、請求書や領収書等の証ひょう類について、一定の要件を満たすことで電子データでの保存を認める制度です。
帳簿や証ひょう類は原則7年間保存が必要ですが、電子データでの保存を行うことで、保管スペースの確保や面倒なファイリング作業の手間がいらなくなる、ペーパーレス化によるコスト削減、リモートワークへの対応ができるといったメリットがあります。

3種類の保存区分

電子帳簿保存法では、帳簿書類データの保存区分が、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存の3種類に分けられています。

① 電子帳簿等保存:会計ソフト等で作成した帳簿や書類を電子的に保存
② スキャナ保存:紙で受領・作成した書類を画像データで保存
③ 電子取引データ保存:電子的に授受した取引情報をデータで保存


このうち①電子帳簿等保存および②スキャナ保存については、現時点では対応は任意となっています。
一方、③電子取引データ保存は、令和4年1月からすべての法人・個人事業者の対応が義務化されています。ただし、2年間の猶予期間が設けられており、令和5年12月末までは従来通り紙で出力したものを保存することも可能です。
1つずつ詳しく解説していきます。

①電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、コンピューターなどを用いて電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子保存を認めるものです。国税関係帳簿書類には、仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳などの帳簿、貸借対照表や損益計算書などの決算書類などがあります。

②スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で受領・作成した書類をスキャナで読み取って保存することを認めるものです。対象の書類としては、契約書や請求書、納品書、領収書、注文書などが挙げられます。スキャナ保存は、一定水準以上の解像度による読み取りや大きさ情報の保存が必要になるなど、保存要件を満たすよう書類をスキャンしなければなりません。

③電子取引データ保存

電子取引データ保存は、Webサイトや電子メールといった電磁的方式により授受した取引情報を保存するものです。 Web上でダウンロードするクレジットカードの利用明細やEDI取引、メールによる請求書等のやり取りなどが該当します。

電子取引データ保存の要件緩和について

電子取引データ保存には、「真実性の確保」と「可視性の確保」といった要件がありますが、 この中から令和4年1月の改正で緩和された事項を2つ紹介します。

① タイムスタンプ要件の緩和

改正前は電子取引データの受領者によるタイムスタンプの付与期間は「3営業日以内」とされていましたが、「最長2ヶ月+概ね7営業日以内」に延長されました。

② 検索要件の緩和

データを検索するのに必要な記録項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先」に限定されました。

(例)電子データの名前を下記のようにする。
20220801_株式会社◆◆_120,000.pdf
20221115_合同会社●●_240,000.pdf

※表計算ソフトで取引年月日、取引金額、取引先を入力した一覧表を作成した場合でも、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態であれば、検索機能の確保の要件を満たすものとされています。

まとめ

電子帳簿保存法に対応することで、ペーパーレス化の促進などを図ることができ、業務の効率化などにつながる可能性がある一方で、保存要件へ対応するための社内ルールや経理規程の整備、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入などを進める必要があります。

電子取引データ保存については、猶予期間があるものの既に義務化が始まっているため、なるべく早期に対応することが望ましいでしょう。

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